Cześć
zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, każda instytucja obowiązana ma obowiązek stosować środki bezpieczeństwa finansowego – w tym regularnie monitorować i aktualizować dane swoich klientów.
Efekt w polskich firmach? Zazwyczaj widzę dwie skrajności:
- Paraliż biurokracyjny: Zgodnie z wdrożoną procedurą firma wysyła bezrefleksyjnie skomplikowane ankiety i pismo do każdego, kto choć raz zapłacił jej fakturę.
- Apatia i ignorancja: Firma całkowicie ignoruje obowiązki AML, wystawiając się na ryzyko kar finansowych ze strony GIIF.
Oba podejścia są błędne. Powiem Ci wprost: nie musisz i nie powinieneś weryfikować danych każdego klienta, z którym Twoja firma miała styczność.
Kluczowa granica: Stosunki gospodarcze a transakcja okazjonalna
Ustawa AML wyraźnie rozdziela dwie sytuacje i czas zacząć je rozróżniać:
- Stosunki gospodarcze (stała współpraca):
Jeśli wiąże Cię z klientem ciągła umowa, stała obsługa księgowa, prawna czy długofalowy kontrakt – tutaj obowiązek cyklicznej aktualizacji danych jest bezwzględny. W trakcie trwania takiej relacji musisz okresowo sprawdzać, czy dane beneficjentów rzeczywistych (CRBR), osób reprezentujących firmę lub ich status PEP (osoby na eksponowanych stanowiskach politycznych) nie uległy zmianie oraz czy profil działaności twojego klienta pozostaje bez zmian. - Transakcja okazjonalna (zdarzenie jednorazowe):
Jeśli realizujesz dla kogoś jednorazową usługę – bez intencji nawiązania stałej współpracy – obowiązek cyklicznej aktualizacji danych po prostu nie istnieje. Relacja kończy się z chwilą wykonania transakcji. Wysyłanie po roku ponagleń do kogoś, kto kupił u Ciebie coś jednorazowo, to marnowanie czasu Twojego zespołu i drażnienie klienta.
System ma pracować dla Ciebie, a nie Ty dla systemu
Większość firm postrzega procedury AML jako nieznośny ciężar, bo wdrożyły sztywne, korporacyjne wzorce pisane przez teoretyków. Przeniosły na swoje barki setki zbędnych formularzy, oświadczeń i segregatorów.
Tymczasem prawidłowo zaprojektowane środki bezpieczeństwa finansowego mają być tarczą dla Twojego biznesu, a nie kotwicą, która go blokuje.
Aktualizacja danych przy stałej współpracy nie musi oznaczać drukowania dziesiątek pism i spędzania tygodni na kontroli. Istnieją proste, w pełni cyfrowe rozwiązania, które pozwalają załatwić ten obowiązek bezkosztowo, szybko i ze 100% zgodnością z wymogami prawa.
Kary GIIF nie są za brak papieru, tylko za brak wyobraźni
Oficjalne komunikaty o karach nakładanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej pokazują jasno: brak aktualizacji danych klientów w trwających stosunkach gospodarczych to jeden z najczęściej wyłapywanych błędów podczas kontroli. Jeśli prowadzisz stałą obsługę i od kilkunastu miesięcy nie weryfikowałeś statusu swoich kontrahentów – ryzykujesz.
Jeśli chcesz uporządkować procedury AML w swojej firmie, pozbyć się zbędnej biurokracji i wdrożyć sprytne, proste mechanizmy weryfikacji, które chronią Twój biznes – napisz do mnie lub zadzwoń.
Zbudujmy system, który chroni Twoją firmę, zamiast zabierać Ci czas.
